Cuando inicias un negocio gastronómico es común llevar el control de los pedidos en una libreta, un Excel improvisado o incluso con mensajes de WhatsApp.
Pasé por esos tres estados: la libreta, una pizarra que iba de suelo a techo para anotar los pedidos programados y los fantásticos chats de Whatsapp o Instagram.
Al principio, esto parece suficiente. Pero a medida que el negocio crece y el volumen de pedidos aumenta, mantener el control de manera así manual se vuelve un caos. Sobre todo para la verificación de pagos.
¿En qué momento debo contratar un sistema de gestión de pedidos? La respuesta está directamente relacionada con la escala de tu negocio y los desafíos que enfrentas.
Aunque antes de empezar, te voy a invitar a que hagas un ejercicio de medir cuánto te demoras en tomar pedidos de forma manual con cada cliente.
Nosotros en promedio demorábamos entre 6 y 8 minutos. Tomando todos los datos necesarios para la entrega del pedido y eso si el cliente tenía claridad del menú.
Una vez que tengas el tiempo medido, piensa en que en esa cantidad de tiempo podrías estar recibiendo en un sistema infinitos pedidos entre esos 6 y 8 minutos que dedicas POR CLIENTE.
Optimiza tu e-commerce, asegura una experiencia de compra rápida y sencilla. Que tu energía se dirija a pensar cómo hacer tu servicio más impecable en entrega, servicio y calidad de productos. No en esa parte operativa de toma de datos. No te comas el tiempo de indecisión de clientes al otro lado del teléfono. El tiempo es un recurso muy finito. Ahora sí, a lo que vine, te comparto las señales clave por las que pasamos en Tequeños La Rambla:
1. Cuando pierdes tiempo valioso tomando pedidos
Hacíamos doble trabajo de tomar pedidos en una hoja de papel, para luego pasarlo a un Excel más organizado que al momento no permitía agilizar el proceso de toma de pedidos con el cliente.
Si te encuentras, además, dedicando horas a responder mensajes y organizar las entregas: Necesitas un sistema.
Un software de gestión automatiza te libera porque:
Los clientes pueden ingresan sus pedidos directamente en la plataforma.
Los detalles quedan registrados sin que tengas que escribirlos manualmente.
Se generan reportes de forma automática para planificar entregas y producción.
Imagínate dedicar esas horas extra a desarrollar nuevos productos o a fortalecer tu marketing, en lugar de estar atrapado en lo operativo.
2. Cuando los errores empiezan a acumularse
Uno de los primeros indicios de que necesitas un sistema es cuando comienzas a cometer errores frecuentes:
Pedidos incompletos porque la orden ocurre en tiempos diferentes, cambios de último momento o confusión de comandas por falta de orden.
Confusiones en fechas y horarios de entrega.
Clientes molestos porque sus pedidos no llegaron a tiempo o incompletos.
Te cuento algo, en Tequeños La Rambla, llegamos a un punto en el que los pedidos crecieron tanto que olvidábamos detalles importantes, como agregar las salsas extras que habían solicitado los clientes o cuando agregamos bebidas al menú y no estábamos acostumbradas.
Un sistema de gestión nos permitió centralizar todo en un solo lugar, reduciendo errores y mejorando la experiencia del cliente.
3. Cuando el volumen de pedidos crece rápidamente
Al principio, manejar 5 o 10 pedidos al día puede parecer manejable. Pero, dime algo, ¿ acaso tú no quieres más pedidos? ¿qué pasa cuando ese número se duplica o triplica?
Un sistema de gestión te ayuda a escalar sin que el crecimiento se convierta en caos. Puedes organizar grandes volúmenes de pedidos y mantener el control sin saturarte.
En nuestro caso, la decisión llegó cuando invertíamos el doble de tiempo en pasar los pedidos del día anterior en la planilla de Excel que además llevaba conteo de número de unidades vendidas en el mes, discriminado por sabor.
Si bien la plantilla de Excel nos brindaba información importante, no era de fácil gestión al momento del servicio por eso había que hacerlo en otro horario. Tener un sistema nos permitió segmentar los tipos de cliente y gestionar el tiempo y los flujos de trabajo de manera más eficiente.
4. Cuando quieres analizar datos y tomar decisiones informadas
Un sistema de gestión no solo organiza pedidos; también te ofrece datos valiosos sobre tu negocio.
¿Cuáles son los productos más vendidos?
¿En qué días recibes más pedidos?
¿Qué clientes son los más frecuentes?
¿Cuál es su ticket promedio?
¿Cuál es el producto que menos vendes?
Tener acceso a esta información te permite optimizar recursos, planificar mejor tu producción y hasta diseñar estrategias para fidelizar clientes.
En nuestro caso, el sistema nos mostró los clientes más frecuentes y el ticket promedio de compra. Con esto, más adelante creamos el programa de fidelización que premiamos con stickers por cada $300 en compras.
Saber cuánto vendes en un mes te permite preveer y adelantarte en compras de materia prima, pre-producción y optimizar producción y logística. Todo con la finalidad de ofrecer una mejor experiencia al cliente.
¿Cómo elegir el sistema adecuado?
No todos los sistemas son iguales, así que antes de contratar uno, considera:
Facilidad de uso: Asegúrate de que sea intuitivo para ti y tu equipo.
Escalabilidad: Elige uno que pueda crecer junto a tu negocio. Esto es muy importante.
Costo: Evalúa si el precio se justifica con los beneficios que ofrece.
Soporte técnico: Confirma que haya ayuda disponible si surgen problemas.
Entonces, ¿cuál es el mejor momento para contratar un sistema?
El momento ideal para contratar un sistema de gestión de pedidos es antes de que el caos llegue a tu puerta.
Si ya identificaste algunas de las señales mencionadas, no esperes a que los problemas empeoren.
BONUS TRACK
Mi recomendación es que no solo te preocupes en asegurar tener un sistema de gestión de pedidos sino también invierte en tener las integraciones con pasarelas de pago que aseguren que el cliente te pague en tu misma plataforma de e-commerce. Evita que tenga que ir a un banco a hacerte un depósito y tener que pasarte un comprobante de pago.
Hazle fácil y rápida la experiencia de compra. Eso que inviertes en la pasarela de pago es lo que te cuesta que el cliente pague de forma cómoda y posteriormente recompre y recomiende. Por donde lo veas, es una inversión.
Dejar la decisión del pago en transferencias que tienes que verificar a posterior o que tienes que estar pendiente con tu energía, tus ojos y atención o mandar al cliente a hacer depósitos bancarios en otra plataforma puede influir negativamente en la experiencia de compra y además bajarle el entusiasmo de compra.
Hazle el proceso de compra fácil.
Recuerda que un buen sistema no es un gasto, es una inversión en eficiencia, calidad y en la satisfacción de tus clientes.
Si todavía tienes dudas, coméntamelas y lo evaluamos. Habla de tus problemas con otros que te escuchen y aporten soluciones.
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