Cuando empiezas un negocio está muy normalizado que seas tú quien hace todo: vendes, produces, atiendes, limpias, repartes y gestionas.
Llega un punto en el que hacerlo todo no es sostenible.
Delegar es esencial para crecer, aunque para muchos emprendedores puede ser aterrador.
¿Qué pasa si no hacen las cosas como yo las hago? ¿Y si no sale bien y empiezo a perder?
Uno de los mayores retos fue soltar el control.
Había invertido tanto tiempo, esfuerzo y emociones en Tequeños que delegar parecía como renunciar a una parte de mí.
Creía que el "ojo del dueño engorda el ganado" y que nadie lo haría como yo. Con los años, ampliación de mi visión del negocio y cambios de mentalidad aprendí que delegar no significa abandonar el negocio; significa confiar en otros para hacerlo más fuerte.
Te quiero compartir 5 elementos que son fundamentales para empezar a coquetear con la idea de delegar.
Mira, para mí es importante que lo leas, capaz te ves muy lejos de eso en este momento pero que empieces a consumir contenido, de alguna forma te siembra una semilla que puede terminar germinando y floreciendo la libertad de dedicarte a lo estratégico y no lo operativo.
1. Define qué tareas necesitas delegar
No todas las tareas son iguales. Hay actividades operativas que consumen tiempo y otras estratégicas que requieren tu atención. Antes de delegar, haz un inventario de tus tareas y clasifícalas en:
Tareas repetitivas: Son actividades que requieren poca toma de decisiones y se realizan de manera cíclica o rutinaria.
Responder correos genéricos.
Actualizar inventarios o bases de datos.
Publicar contenido programado en redes sociales.
Procesar facturas o pedidos.
Tareas técnicas: Requieren habilidades específicas o conocimientos especializados que pueden ser realizados por alguien con experiencia en esa área, a menudo más rápido y con mayor precisión.
Diseño gráfico para campañas publicitarias.
Mantenimiento de sistemas tecnológicos.
Configuración de herramientas digitales (como CRM o plataformas de marketing).
Edición de videos o fotos.
Tareas estratégicas: Estas son actividades de alto impacto que requieren planificación y análisis, pero que pueden ser delegadas a expertos de confianza que entiendan la visión global.
Elaboración de planes de marketing o negocios.
Análisis de datos para toma de decisiones.
Investigación de mercado o competencia.
Gestión de proyectos complejos.
Por ejemplo, en los inicios de Tequeños La Rambla, una de las primeras tareas que delegué y no me creía capaz fue el delivery. Para mí la entrega del producto era el toque final y diferenciador -no sabía nada de la vida).
El picado de queso y la cocción de los tequeños fue otras tareas que eran repetitivas y supremamente operativas. Pasaba horas haciéndolo, pero entendí que podía entrenar a alguien más, documentar el procedimiento y asegurarme de que lograran el resultado óptimo y eso me liberaró tiempo para buscar nuevos clientes y alianzas (estrategia de crecimiento y evolución).
2. Crea procesos claros y documentados
Delegar no se trata solo de entregar la tarea y esperar lo mejor; se trata de enseñar cómo hacerla. La documentación es clave. Piensa en cada tarea como una receta que alguien más debe seguir:
Escribe instrucciones claras: Incluye pasos, herramientas visuales y puntos clave a tener en cuenta. Detalla la importancia del resultado final, con ejemplos tangibles y específicos.
Crea tutoriales: Un video rápido grabado con tu teléfono puede ser más efectivo que solo una guía de pasos y palabras.
Cuando contraté a la primera persona para ayudarme con la producción (enrollado de tequeños), hice un manual sencillo con medidas del queso, el peso del tequeño, tiempos de enrollado y las etapas del mismo.
Esto no solo mejoró la calidad, sino que hizo más fácil entrenar a futuras tequeñeras (colaboradoras).
3. Encuentra a las personas adecuadas
No se trata de delegar en cualquiera, sino en alguien que comparta tu visión y esté dispuesto a aprender. En Tequeños La Rambla desarrollamos perfiles por competencia, esa forma nos ha funcionado en estos casi 5 años contratando personal.
Contrata por actitud, no solo por habilidades: Alguien con ganas de aprender puede superar a alguien con experiencia pero poca motivación.
Entiende que buscas: Como empleador, debes entender que de a poco vas a ir afinando el ojo. Sin embargo, es importante formarse para entender en qué basarte al momento de reclutar y entrevistar personal. Pequeñas formaciones en RRHH harán la diferencia. Es tu responsabilidad formar tu Dream Team.
4. Establece puntos de control y seguimiento
Delegar no significa desaparecer. Es importante establecer un sistema para supervisar y asegurarte de que las tareas se están haciendo correctamente. Algunas estrategias incluyen:
Reuniones breves y frecuentes: Un check-in semanal para revisar avances.
Contacto cercano y ameno: Mantener un diálogo abierto, supervisar que los procesos se respeten y cumplan mediante conversaciones cercanas y resolución de dudas o planteamientos. Abrir una ventana de feedback.
Al principio, hacía revisiones diarias del trabajo que delegaba. Aunque podía ser agotador, me permitió identificar errores a tiempo y ajustar procesos.
5. Aprende a soltar el control (y aceptar que habrá errores)
Este es quizás el mayor desafío de todos. Nadie hará las cosas exactamente como tú y eso está bien. Habrá errores, pero esas son las oportunidades para mejorar los procesos y capacitar mejor a tu equipo. Son momentos para cuestionarte y saber de qué forma mejorar esa transmisión de conocimiento y repasar procesos. Cada cabeza es un mundo.
Confía en tu equipo: La confianza es un proceso, no algo que sucede de inmediato.
Concéntrate en lo importante: Cuando te liberas de las tareas operativas, puedes enfocarte en hacer crecer el negocio.
Recuerdo la primera vez que dejé que alguien más que friera los tequeños y empaquetara sin estar yo ahí. Estaba nerviosa, revisé todos los comentarios los días siguientes, y aunque hubo pequeños errores, entendí que era el llamado para seguir revisando procesos y soluciones efectivas.
Te digo algo, a veces me obligo a no intervenir. Dejo que las cosas pasen para estudiar la capacidad de resolución de la persona y entender mejor de qué forma generar una solución "estandarizada", digerible y que se entienda considerando al abanico infinito de posibilidades e interpretaciones que pueden existir.
Delegar es el puente hacia el crecimiento
Delegar no es fácil, especialmente cuando tu negocio es como tu bebé.
Hacerlo es necesario para crecer.
Define qué delegar, crea procesos claros, elige bien a tu equipo, supervisa sin microgestionar y, sobre todo, aprende a soltar.
Recuerda que no estás abandonando tu negocio, estás construyendo una estructura que te permitirá hacerlo más grande y sostenible. Así fue como logré pasar de enrollar tequeños yo sola a liderar un equipo en una fábrica.
¿Cuál será la primera tarea que delegues? Te leo en los comentarios.
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